Bedrijfsprocessen automatiseren zonder je werking om te gooien
Je dagen lopen vol met taken die altijd op dezelfde manier gebeuren: mails beantwoorden, gegevens overtypen, opvolgen wie nog niet gereageerd heeft. Die taken houden je weg van het werk waar je geld mee verdient.
5,0★★★★★gemiddeld op GoogleWerkt samen met de software die je al gebruikt.
Outlook
Exact Online
Yuki
Teamleader
Odoo
Mollie
WhatsApp
Billit
Peppol
Google AgendaOutlookExact OnlineYukiTeamleaderOdooMollieWhatsAppBillitPeppolGoogle AgendaHerken je dit in je bedrijf?
Het zijn zelden grote problemen, wel veel kleine die elke dag terugkomen.
Aanvragen komen half binnen.
Een klant stuurt een vraag zonder adres, maten of planning. Dan volgen er mails en telefoons om alles compleet te krijgen.
We bouwen een aanvraagformulier in stappen dat alles vraagt wat je nodig hebt. Elke aanvraag komt in één keer volledig binnen.
Opvolging hangt af van je geheugen.
Een offerte zonder antwoord, een klant die nog moet betalen, een afspraak die bevestigd moet worden. Wat je vergeet, blijft liggen.
We laten herinneringen en opvolgmails vanzelf vertrekken op het juiste moment. Jij krijgt enkel bericht als je zelf iets moet doen.
Dezelfde gegevens staan op vijf plaatsen.
Een klant zit in je mailbox, je offertepakket, je boekhouding en een Excel. Bij een wijziging moet je ze overal aanpassen.
We koppelen je pakketten zodat gegevens één keer ingegeven worden en overal kloppen.
Processen die we vaak automatiseren
Automatiseren is geen groot project. Je begint bij de taak die je het meest stoort.
Waar begin je met automatiseren
Begin niet met software, begin met een week van je eigen werk. Schrijf op welke taken je elke dag of week opnieuw doet en hoe lang je ermee bezig bent. De taken die vaak terugkomen, altijd dezelfde stappen volgen en weinig nadenken vragen, zijn de beste kandidaten.
Taken waar inschatting of een gesprek bij hoort, laat je best bij mensen. Een automatisering is goed in herhalen, niet in beslissen wat een klant echt bedoelt. Daarom kijken we in het eerste gesprek samen welke taken het meeste opleveren en beginnen we daar. Zo zie je snel resultaat, en weet je meteen of de volgende stap de moeite waard is. Liever één automatisering die elke dag werkt dan tien die half af blijven liggen.
- Komt de taak elke week terug?
- Volgt ze altijd dezelfde stappen?
- Typ je gegevens over die al ergens staan?
- Gaat er soms iets mis door vergeten of tikfouten?
Wat een automatisering in de praktijk oplevert
Catering l'Apétit kreeg aanvragen die zelden in één keer compleet waren. We bouwden een aanvraagformulier in stappen. Stefan De Zwart zegt het zo: "Vroeger gingen er vaak vijf mails over en weer, en dan moesten we nog bellen om alles compleet te krijgen. Nu komt elke aanvraag in één keer volledig binnen."
Ook in onze eigen producten zie je dat terug. Met dakwAIrker geeft een klant een adres in en krijgt hij binnen twee minuten een dakprijs, zonder dat de dakwerker eerst moet langskomen om te meten. Bookable laat klanten zelf boeken met voorschot en herinneringen, zodat de agenda zichzelf vult.
Automatiseren zonder dure ERP
Je hoeft niet alles te vervangen door één groot pakket. Meestal werken je huidige pakketten prima, ze praten alleen niet met elkaar. Door ze te koppelen en de herhaaltaken ertussen te automatiseren, hou je wat werkt en verdwijnt het overtypen.
Je krijgt vooraf een vaste prijs, een planning en een overzicht van alle functies. Kleinere tools en webapplicaties starten vanaf 1.250 euro, een koppeling met je boekhouding vanaf 175 euro. Bij oplevering krijg je een handleiding en ben je eigenaar van wat we bouwden.
- Je huidige pakketten blijven
- Vaste prijs en planning vooraf
- Handleiding bij oplevering
- Jij bent eigenaar
Vroeger gingen er vaak vijf mails over en weer, en dan moesten we nog bellen om alles compleet te krijgen. Nu komt elke aanvraag in één keer volledig binnen.
Stefan De ZwartCatering l’ApétitVan herhaaltaak naar automatisch proces
Taken oplijsten
We overlopen samen welke taken je elke week herhaalt en hoeveel tijd ze vragen.
Prioriteit kiezen
We kiezen de taak die het meeste oplevert en schrijven uit wat de automatisering doet.
Bouwen en testen
We bouwen de automatisering en testen ze met echte aanvragen of facturen.
Uitbreiden
Werkt de eerste goed, dan pakken we de volgende taak op je lijst aan.
Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Voor we beginnen, krijg je alles op papier. Zo weet je wat je krijgt, wat het kost en wanneer het klaar is.
- Een vaste prijs die vooraf vastligt
- Een duidelijke planning, je weet hoe lang het duurt
- Alle functies uitgeschreven, op maat van jouw bedrijf
- Een duidelijke handleiding bij de oplevering
Veelgestelde vragen
Wat betekent bedrijfsprocessen automatiseren?
Het betekent dat taken die altijd op dezelfde manier gebeuren, vanzelf lopen via software. Denk aan een bevestigingsmail, een factuur die in je boekhouding komt of een herinnering voor een offerte. Jij houdt tijd over voor het werk dat wel aandacht vraagt.
Welke processen kan ik het best eerst automatiseren?
Begin met taken die vaak terugkomen, altijd dezelfde stappen volgen en waarbij je gegevens overtypt. Aanvragen, opvolgmails en facturatie zijn vaak goede startpunten. In een eerste gesprek kiezen we samen waar je begint.
Is automatiseren ook iets voor een klein bedrijf?
Ja. Juist in een klein bedrijf doet de zaakvoerder vaak zelf de administratie. Elke taak die vanzelf loopt, geeft hem tijd terug.
Wat kost het om processen te automatiseren?
Dat hangt af van wat je wil automatiseren. Een koppeling met je boekhouding kost vanaf 175 euro, kleinere tools en webapplicaties vanaf 1.250 euro. Je krijgt altijd een vaste prijs vooraf.
Moet ik mijn huidige software vervangen?
Meestal niet. We vertrekken van de pakketten die je al gebruikt en koppelen die aan elkaar. Enkel als een pakket echt in de weg zit, stellen we iets anders voor.
Speelt AI hierin een rol?
Soms wel, bijvoorbeeld om een mail te lezen en de juiste gegevens eruit te halen. Maar veel automatiseringen hebben geen AI nodig. We gebruiken het enkel waar het echt iets toevoegt.
Hoe verloopt de samenwerking?
Je krijgt binnen één werkdag antwoord op je vraag. Daarna volgt een gesprek online of bij je op kantoor, en een voorstel met vaste prijs en planning. We werken voor bedrijven in heel Vlaanderen.