Offertes sneller maken zonder fouten in je prijzen

Waar de tijd bij een offerte echt naartoe gaat

Vraag een vakman hoe lang een offerte duurt, en je hoort vaak: niet lang, maar ik moet er wel voor gaan zitten. Dat zegt veel. Een offerte is geen moeilijke tekst, maar ze vraagt concentratie, en die is er zelden tijdens de werkdag.

Als je de tijd ontleedt, zie je dat het typen zelf weinig is. De tijd gaat naar het opzoeken van de juiste prijzen bij leveranciers, het herrekenen van hoeveelheden, het zoeken naar die ene offerte van vorig jaar die erop leek, en het nalezen of je niets vergeten bent.

Wie offertes sneller wil maken, moet dus niet sneller leren typen. Hij moet ervoor zorgen dat die zoek en rekentijd verdwijnt.

Eerst nagaan of een volledige offerte nodig is

De snelste offerte is degene die je niet hoeft te maken. Niet elke vraag verdient een uitgewerkt document. Soms wil een klant eerst een prijsindicatie om te weten of hij in de juiste orde van grootte zit.

Vraag daarom bij een aanvraag kort na wat de klant verwacht, wanneer hij wil starten en of hij al een budget in gedachten heeft. Past het niet bij wat je doet of bij je planning, dan is het eerlijker om dat meteen te zeggen.

Zo steek je je tijd in offertes met een echte kans, en krijgt de klant die net buiten je werkveld valt sneller duidelijkheid.

• Wat wil de klant precies laten doen?
• Wanneer moet het klaar zijn?
• Is er een budget of verwachting?
• Vraagt hij ook bij andere bedrijven prijs?

Werk met vaste bouwstenen

De meeste bedrijven maken telkens dezelfde soort offertes. Een dakwerker offreert daken, een installateur warmtepompen en ketels, een schrijnwerker ramen en deuren. De combinatie verschilt, maar de onderdelen komen steeds terug.

Maak van die onderdelen vaste bouwstenen. Een bouwsteen is een omschrijving met een eenheid, een prijs en eventueel een vaste hoeveelheid materiaal en uren. Bij een nieuwe offerte klik je de juiste bouwstenen samen en pas je enkel de hoeveelheden aan.

De omschrijvingen schrijf je één keer goed uit, in heldere taal die een klant begrijpt. Dan hoef je niet telkens opnieuw te formuleren wat een onderdeel inhoudt.

Houd je prijzen op één plek actueel

Een van de grootste tijdvreters is prijzen opzoeken. De prijslijst van de groothandel in een mail, een Excel met eigen prijzen, een notitie met de prijs van een onderaannemer. En dan nog de vraag of die prijzen nog kloppen.

Zet al je prijzen op één plek. Materiaal, arbeid per uur, vaste posten zoals verplaatsing of afvalafvoer, en je marges. Wanneer een leverancier zijn prijzen aanpast, pas je het één keer aan, en alle nieuwe offertes rekenen meteen met de juiste prijs.

Sommige groothandels bieden hun prijslijsten digitaal aan, zodat je ze kan inlezen in plaats van over te typen. Vraag bij je leveranciers na wat er mogelijk is.

• Materiaalprijzen per leverancier
• Uurtarieven per type werk
• Vaste posten zoals verplaatsing en afvoer
• Marges per soort werk of materiaal

Laat software het rekenwerk doen

Rekenfouten in een offerte zijn duur. Een vergeten post, een verkeerde hoeveelheid of een marge die niet werd toegepast, merk je pas als het werk al gedaan is.

In offertesoftware leg je rekenregels vast. Bij zoveel vierkante meter dak hoort zoveel materiaal, zoveel uren en een vaste opslag voor afval. Bij een bepaalde installatie hoort altijd een bepaald toebehoren. De software rekent het uit, jij controleert enkel of het klopt.

Zo hangt de juistheid van je offerte niet meer af van wie hem maakt of hoe moe die is. Ook een nieuwe medewerker maakt dan meteen correcte offertes.

Een duidelijke opbouw die verkoopt

Sneller maken mag niet betekenen dat de offerte slordiger wordt. Een goede offerte is helder: wat ga je doen, wat kost het, wanneer, en onder welke voorwaarden.

Vermeld duidelijk of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en welk btw tarief van toepassing is. Splits de prijs op in logische delen, zodat de klant ziet waarvoor hij betaalt en eventueel een deel kan kiezen. Zet een geldigheidsduur op de offerte, zodat je niet maanden later aan een oude prijs vastzit.

Voeg je algemene voorwaarden toe en verwijs kort naar het gesprek dat je met de klant had. Dat maakt het persoonlijk, zonder dat het veel tijd kost.

• Je bedrijfsgegevens en die van de klant
• Een duidelijke omschrijving per onderdeel
• Prijzen met vermelding van btw
• Planning en uitvoeringstermijn
• Geldigheidsduur en voorwaarden

Excel, standaardpakket of maatwerk?

Veel bedrijven maken hun offertes in Excel of Word. Dat werkt zolang je weinig offertes maakt en zelf alles in je hoofd hebt. Zodra er meer mensen offertes maken of je prijzen vaak wijzigen, wordt het foutgevoelig: formules die verschuiven, oude prijzen in een gekopieerd bestand en geen overzicht van wat er openstaat.

Een standaard offertepakket lost veel op. Je krijgt bouwstenen, een prijslijst en een nette layout. Voor bedrijven met eenvoudige offertes is dat vaak genoeg.

Wie eigen rekenregels heeft, zoals een dakwerker die per dakvlak rekent of een installateur met vaste combinaties van toestellen en toebehoren, botst bij een standaardpakket vaak op grenzen. Dan is offertesoftware op maat interessanter, omdat ze rekent zoals jij rekent.

• Excel: prima voor weinig offertes, foutgevoelig bij groei
• Standaardpakket: snel opgezet, goed voor eenvoudige offertes
• Maatwerk: jouw rekenregels, gekoppeld aan je andere software

Online laten goedkeuren

Een offerte afdrukken, laten tekenen, inscannen en terugmailen: het kost de klant moeite en jou tijd. Hoe meer drempels, hoe langer je op een antwoord wacht.

Laat de klant de offerte online bekijken en met één klik goedkeuren. Je ziet meteen wanneer hij de offerte opende, en zodra hij akkoord geeft, kan het project in je planning. Wil je een handtekening, dan kan die digitaal.

Een goedgekeurde offerte kan dan rechtstreeks de basis worden voor de werkbon en later de factuur. Wat in de offerte staat, hoeft niemand meer over te typen.

Opvolgen zonder te vergeten

Veel offertes gaan niet verloren omdat ze te duur zijn, maar omdat niemand opvolgt. De klant vergat het, had nog een vraag of twijfelde tussen twee opties.

Houd bij welke offertes openstaan en wanneer je ze verstuurde. Plan een moment om op te volgen, bijvoorbeeld een week na verzending. Een kort telefoontje of een vriendelijke mail is vaak genoeg om een beslissing los te krijgen.

Een CRM of offertesoftware kan je daar automatisch aan herinneren. Zo hangt opvolging niet af van je geheugen op een drukke dag.

Zo begin je eraan

Je hoeft niet meteen nieuwe software te kopen. Begin met orde in wat je al hebt, en kijk daarna welke tool het werk het best overneemt.

1. Welke onderdelen komen telkens terug? Dat worden je eerste bouwstenen.
2. Zet materiaal, uren en vaste posten op één plek en duid aan wie ze bijhoudt.
3. Kort, duidelijk en met wat er wel en niet inbegrepen is.
4. Een standaardpakket als je werk eenvoudig is, offertesoftware op maat als je eigen rekenregels hebt.
5. Laat een goedgekeurde offerte doorstromen naar planning, werkbon en factuur.