- Een API is een vaste ingang waarlangs twee programma's gegevens uitwisselen, zonder dat iemand moet kopiëren en plakken.
- Je gebruikt dagelijks API's zonder het te weten: bij online betalen, een kaart op een website of een factuur die in je boekhouding verschijnt.
- Voor je bedrijf betekent een API dat je software met elkaar kan laten praten, zodat overtypen tussen programma's verdwijnt.
Een API in gewone taal
API staat voor Application Programming Interface. Dat klinkt technisch, maar het idee is eenvoudig. Een API is een afgesproken manier waarop twee programma's met elkaar praten.
Een vaak gebruikte vergelijking is die van een restaurant. Jij zit aan tafel en wil iets eten. Je gaat niet zelf de keuken in, maar je geeft je bestelling aan de ober. De ober brengt die naar de keuken en komt terug met je gerecht. Jij hoeft niet te weten hoe de keuken werkt.
De API is die ober. Het ene programma vraagt iets, de API brengt die vraag naar het andere programma, en komt terug met het antwoord. Volgens vaste regels, zodat beide kanten elkaar altijd begrijpen.
Je gebruikt elke dag API's
API's zitten overal, ook al zie je ze nooit. Ze werken op de achtergrond, telkens als twee systemen informatie uitwisselen.
Als je op een website betaalt met Bancontact, praat de webshop via een API met de betaalprovider. Als er een Google Maps kaart op een website staat, wordt die via een API opgehaald. Als je weerapp de temperatuur toont, komt die informatie via een API van een weerdienst. En als een factuur uit je webshop automatisch in je boekhouding verschijnt, is dat ook een API.
- Online betalen in een webshop
- Een kaart of route op een website
- Inloggen met je Google of Microsoft account
- Een bestelling die automatisch bij de verzenddienst komt
- Een factuur die rechtstreeks in je boekhouding verschijnt
Hoe een API werkt
Achter de schermen gaat het telkens om een vraag en een antwoord. Het ene programma stuurt een verzoek, het andere stuurt iets terug.
Een verzoek kan zijn: geef me alle facturen van deze maand, of: maak een nieuwe klant aan met deze gegevens. De API controleert of het programma dat vraagt dat wel mag, voert het uit en stuurt een antwoord terug. Bijvoorbeeld de lijst met facturen, of een bevestiging dat de klant werd aangemaakt.
Die verzoeken en antwoorden volgen een vast formaat, vaak JSON. Dat is een gestructureerde tekst die programma's makkelijk kunnen lezen. Mensen zien daar niets van: zij zien enkel dat de gegevens op de juiste plek staan.
- Het ene programma stuurt een verzoek naar de API van het andere.
- De API kijkt of het verzoek toegestaan is, bijvoorbeeld met een sleutel of login.
- Het andere programma zoekt de gegevens op of voert de actie uit.
- Het resultaat gaat terug in een vast formaat dat beide kanten begrijpen.
Wat een API betekent voor je bedrijf
In de meeste bedrijven werken meerdere programma's naast elkaar. Een boekhoudpakket, een CRM, een planningstool, een webshop, Excel bestanden. Vaak praten die niet met elkaar, en zit er een mens tussen die gegevens overtypt.
Met een API kan dat overtypen verdwijnen. Een nieuwe klant in je CRM verschijnt automatisch in je boekhouding. Een afgewerkte werkbon wordt meteen een factuur. Een bestelling in je webshop past de voorraad aan en maakt een verzendlabel.
Dat bespaart niet enkel tijd. Het voorkomt ook fouten, want wat niet overgetypt wordt, kan niet verkeerd overgetypt worden. En je gegevens zijn overal actueel.
API, koppeling en integratie: wat is het verschil?
Die woorden worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze betekenen niet hetzelfde.
De API is de ingang die een programma aanbiedt. Het is als een stopcontact: het is er, maar er gebeurt niets tot je er iets op aansluit.
De koppeling is wat twee programma's via hun API's met elkaar verbindt. Iemand moet bepalen welke gegevens wanneer van waar naar waar gaan. Dat is het eigenlijke werk.
Integratie is het geheel: meerdere programma's die zo samenwerken dat het voor de gebruiker voelt als één systeem.
- API: de ingang die een programma aanbiedt
- Koppeling: de verbinding tussen twee programma's
- Integratie: meerdere programma's die als één geheel werken
Soorten API's
Niet elke API is voor iedereen toegankelijk. Sommige zijn openbaar en goed gedocumenteerd, zodat elke ontwikkelaar ermee kan werken. Andere zijn enkel beschikbaar voor klanten of partners, of zelfs enkel intern binnen één bedrijf.
Technisch zijn de meeste moderne API's zogenaamde REST API's. Ze werken via het internet met eenvoudige verzoeken. Oudere systemen gebruiken soms SOAP, een strenger formaat. Daarnaast bestaan er webhooks: daarbij vraagt het ene programma niet steeds of er iets nieuws is, maar laat het andere programma zelf weten wanneer er iets gebeurt.
Voor jou als ondernemer is vooral de vraag belangrijk: heeft mijn software een API, en wat kan ik ermee?
Hoe weet je of je software een API heeft?
De meeste moderne software heeft een API. Vooral cloudpakketten zoals boekhoudsoftware, CRM's en webshopplatformen bieden er bijna altijd een aan.
Je vindt het meestal op de website van de leverancier, onder een rubriek zoals ontwikkelaars, developers, API of integraties. Daar staat ook welke gegevens je kan ophalen of aanpassen. Soms is de API enkel beschikbaar in een duurder abonnement, dus kijk dat ook na.
Twijfel je, vraag het gewoon aan de leverancier. Een goede leverancier kan je zeggen wat er mogelijk is en waar de documentatie staat.
- Zoek naar developers of API op de website
- Kijk welke gegevens beschikbaar zijn
- Controleer in welk abonnement de API zit
- Vraag de leverancier naar documentatie
En als je software geen API heeft?
Oudere software, vooral programma's die lokaal op een computer of server draaien, heeft soms geen API. Dan lijkt koppelen onmogelijk, maar er zijn vaak nog opties.
Sommige programma's kunnen gegevens exporteren en importeren als bestand, bijvoorbeeld een CSV of XML. Dat kan geautomatiseerd worden, zodat het toch regelmatig zonder handwerk gebeurt. Soms is er rechtstreeks toegang tot de database mogelijk.
Als niets van dat werkt, is het misschien tijd om na te denken over vervanging. Software die niet met andere programma's kan praten, wordt op termijn een rem op je hele bedrijf.
Is een API veilig?
Een goede API is goed beveiligd. Niet zomaar iedereen kan gegevens opvragen of aanpassen. Daarvoor zijn er sleutels, logins en toegangsrechten.
Bij het koppelen van software is het belangrijk dat elke koppeling enkel toegang krijgt tot wat ze nodig heeft. Een koppeling die facturen doorstuurt, hoeft geen toegang te hebben tot je personeelsgegevens. Sleutels worden veilig bewaard en niet in mails of documenten gedeeld.
Controleer ook waar gegevens naartoe gaan. Gaan persoonsgegevens via een API naar een ander bedrijf, dan gelden de GDPR regels en heb je mogelijk een verwerkersovereenkomst nodig.
Hoe begin je met koppelen?
Je hoeft geen programmeur te zijn om de eerste stap te zetten. Begin met kijken waar je tijd verliest.
- Welke gegevens worden in je bedrijf van het ene programma naar het andere gezet?
- Controleer bij elk programma of er een API is en wat ermee kan.
- Welke gegevens gaan van waar naar waar, en wanneer? Dat is de basis van elke koppeling.
- Een kant en klare koppeling als die bestaat, een automatiseringstool voor eenvoudige stromen, of een koppeling op maat.
- Controleer de eerste weken of alles juist doorkomt en wie verwittigd wordt als er iets misloopt.