- SaaS is software die je huurt via een abonnement en gebruikt in de browser of een app, terwijl de leverancier hosting, updates en beveiliging regelt.
- Het is snel gestart en vraagt geen eigen server, maar je volgt de werkwijze, prijzen en keuzes van de leverancier.
- Kies SaaS voor processen die bij veel bedrijven gelijk zijn, en maatwerk voor wat je bedrijf net anders maakt. Vaak is een combinatie het beste.
SaaS in gewone taal
SaaS staat voor Software as a Service, software als dienst. Je koopt de software niet, je huurt ze. Je betaalt een abonnement, meestal per maand of per jaar, en vaak per gebruiker.
Je installeert niets op je eigen computer of server. Je logt in via de browser of een app, en je kan meteen aan de slag. De leverancier zorgt voor alles achter de schermen: de servers, de updates, de back ups en de beveiliging.
De kans is groot dat je al veel SaaS gebruikt. Je mailprogramma in de cloud, je boekhoudpakket online, je CRM, een planningstool, een videovergaderprogramma: het is allemaal SaaS.
Hoe het verschilt van vroeger
Vroeger kocht je software op een cd of als licentie. Je installeerde ze op elke computer, of een IT partner zette ze op een server in je bedrijf. Elke paar jaar kocht je een nieuwe versie, en die moest opnieuw geïnstalleerd worden.
Bij SaaS draait de software bij de leverancier. Iedereen werkt altijd met dezelfde, nieuwste versie. Je betaalt niet één keer een groot bedrag, maar regelmatig een kleiner bedrag zolang je de software gebruikt.
Dat heeft gevolgen voor hoe je erover denkt. Software is geen bezit meer, maar een dienst. En zoals bij elke dienst, hangt veel af van de leverancier.
- Vroeger: kopen, installeren, zelf onderhouden
- SaaS: huren, inloggen, de leverancier onderhoudt
- Vroeger: één grote aankoop
- SaaS: een doorlopend abonnement
De voordelen van SaaS
Het grootste voordeel is dat je snel kan starten. Je maakt een account aan, stelt een paar dingen in en je kan beginnen. Er is geen grote investering vooraf nodig en geen server die je moet onderhouden.
Daarnaast kan je overal werken. Vanop kantoor, thuis of op de baan, op elke computer of smartphone met internet. Je team ziet altijd dezelfde, actuele gegevens.
En je hoeft je geen zorgen te maken over updates of back ups. De leverancier doet dat voor jou. Nieuwe functies verschijnen vanzelf, en beveiligingsproblemen worden centraal opgelost.
- Snel gestart, geen grote investering vooraf
- Overal bereikbaar via browser of app
- Updates en back ups door de leverancier
- Makkelijk gebruikers toevoegen of verwijderen
- Vaak veel kant en klare koppelingen
De nadelen die je niet meteen ziet
SaaS heeft ook nadelen, en die zie je vaak pas na een tijd.
Je volgt de werkwijze van de software. Die is gemaakt voor een gemiddeld bedrijf, en als jij anders werkt, moet jij je aanpassen. Functies die je mist, komen er pas als de leverancier dat beslist.
De kosten lopen op. Een klein bedrag per gebruiker per maand lijkt weinig, maar met meerdere pakketten en een groeiend team wordt het over de jaren een aanzienlijk bedrag. En prijzen kunnen stijgen zonder dat je veel kan doen.
En je bent afhankelijk. Stopt de leverancier, verandert hij zijn voorwaarden of gaat de dienst plat, dan heb je weinig in handen. Je gegevens staan bij hem.
Waar staan je gegevens?
Bij SaaS staan je gegevens op servers van de leverancier, of van een hostingbedrijf dat hij inschakelt. Dat is niet per se onveilig. Grote leveranciers investeren vaak meer in beveiliging dan een kmo zelf zou kunnen.
Maar je moet wel weten waar ze staan en wat ermee gebeurt. Zeker als het om persoonsgegevens van klanten of medewerkers gaat, gelden de GDPR regels. Controleer of de leverancier een verwerkersovereenkomst aanbiedt, waar de servers staan en of gegevens buiten de EU gaan.
Vraag ook na hoe je je gegevens terugkrijgt als je stopt. Kan je alles exporteren in een bruikbaar formaat? Of zit je vast?
- Waar staan de servers?
- Is er een verwerkersovereenkomst?
- Gaan gegevens buiten de EU?
- Kan je alles exporteren als je stopt?
Hoe SaaS geprijsd wordt
SaaS prijzen lijken eenvoudig, maar ze zijn op verschillende manieren opgebouwd. Het loont om goed te kijken wat je precies betaalt, en wat er gebeurt als je bedrijf groeit.
De meest voorkomende vorm is een prijs per gebruiker per maand. Elke extra medewerker kost extra. Daarnaast zijn er pakketten met oplopende niveaus, waarbij de handigste functies, zoals koppelingen of rapporten, vaak pas in een duurder niveau zitten. Sommige leveranciers rekenen per gebruik, bijvoorbeeld per factuur, per verstuurd bericht of per opgeslagen hoeveelheid gegevens.
Lees ook de kleine letters. Is er een minimale contractduur? Wat gebeurt er met de prijs na een promotieperiode? En kost een extra koppeling of een API toegang apart?
- Prijs per gebruiker per maand
- Niveaus met extra functies in duurdere pakketten
- Betalen per gebruik
- Minimale contractduur en prijsstijgingen
SaaS of maatwerk?
Software op maat wordt speciaal voor jouw bedrijf gebouwd. Ze volgt exact jouw werkwijze, en de code en gegevens zijn van jou. Maar ze vraagt een investering vooraf en tijd om te bouwen.
De vuistregel is eenvoudig. Gebruik SaaS voor wat bij elk bedrijf ongeveer hetzelfde is: mail, boekhouding, videovergaderen, loonadministratie. Daar win je niets met maatwerk.
Kies maatwerk voor wat jouw bedrijf net anders maakt. Je manier van calculeren, je planning, je klantenportaal, je eigen werkwijze op de baan. Daar dwingt een standaardpakket je in een keurslijf, en daar kan maatwerk je een echte voorsprong geven.
Het beste van beide
In de praktijk kiezen de meeste bedrijven niet voor het ene of het andere. Ze combineren.
Het boekhoudpakket, het mailprogramma en het CRM zijn SaaS. Daarnaast is er een toepassing op maat voor het hart van het bedrijf, bijvoorbeeld een offertetool met eigen rekenregels of een planning die rekening houdt met de eigen ploegen en machines.
Koppelingen via API's zorgen dat alles met elkaar praat. Een offerte uit de maatwerktool komt in het CRM, een afgewerkte opdracht wordt een factuur in het boekhoudpakket. Zo heb je de snelheid van SaaS en de flexibiliteit van maatwerk, zonder dubbel werk.
- SaaS voor standaardtaken
- Maatwerk voor wat je onderscheidt
- Koppelingen zodat alles samenwerkt
Wanneer SaaS knelt
Er zijn signalen dat een SaaS pakket niet meer past. Je team werkt rond de software heen met Excel lijsten en notities. Je betaalt voor drie pakketten die elk een deel doen, maar niet met elkaar praten. Of je wacht al jaren op een functie die de leverancier niet bouwt.
Dat betekent niet meteen dat je alles moet vervangen. Soms volstaat een koppeling tussen je pakketten, of een kleine toepassing op maat die het gat vult.
Maar als de software je tegenhoudt in plaats van helpt, is het tijd om opnieuw te kijken. Software moet zich aanpassen aan je bedrijf, niet omgekeerd.
Zo kies je verstandig
Of je nu voor SaaS, maatwerk of een combinatie kiest: begin bij je eigen werkwijze, niet bij een pakket.
- Wat moet de software doen, en wat maakt jouw manier van werken bijzonder?
- Welke taken zijn bij elk bedrijf gelijk, en welke zijn typisch voor jou?
- Gebruik proefperiodes en laat je team meetesten.
- Tel abonnementen samen over meerdere jaren en vergelijk met maatwerk.
- Kan alles met elkaar praten, of ontstaat er nieuw overtypwerk?