- Met digitale werkbonnen staan uren, materiaal, foto's en de handtekening van de klant meteen op kantoor, in plaats van dagen later in een bak papier.
- De grootste winst zit in sneller factureren, minder discussie over uren en geen overtypwerk meer op vrijdag.
- Een werkbon app moet eenvoudig zijn op de baan, offline werken en gekoppeld zijn aan je planning en boekhouding.
Het probleem met papieren werkbonnen
In veel bedrijven met ploegen op de baan gaat het zo: de technieker vult op het einde van de dag een papieren werkbon in. Soms netjes, soms op de motorkap in de regen. De bon verdwijnt in de bestelwagen en komt op vrijdag of later op kantoor.
Daar moet iemand hem ontcijferen. Hoeveel uren waren het? Welk materiaal werd gebruikt? Wat staat er in die opmerking? Daarna wordt alles overgetypt in een ander programma om te kunnen factureren.
Werkbonnen raken kwijt, zijn onleesbaar of onvolledig. Facturen vertrekken te laat. En als de klant de uren betwist, is er weinig bewijs. Het kost tijd, geld en soms een klant.
Wat een digitale werkbon is
Een digitale werkbon is een werkbon in een app, op een smartphone of tablet. De technieker vult dezelfde gegevens in als op papier, maar dan digitaal, en de informatie komt meteen op kantoor terecht.
De werkbon staat al klaar vanuit de planning, met het adres, de klant en de opdracht. De technieker vult aan wat er gebeurde, neemt foto's en laat de klant op het scherm tekenen. Zodra de bon afgewerkt is, ziet kantoor hem verschijnen.
Zo wordt de werkbon niet langer een papiertje dat achteraf verwerkt moet worden, maar het startpunt van de factuur.
Wat er op een goede werkbon staat
Een digitale werkbon is maar zo goed als de gegevens die erop staan. Bepaal vooraf welke velden echt nodig zijn. Te weinig en je mist informatie, te veel en niemand vult het in.
- Klant, adres en contactpersoon
- Omschrijving van de opdracht
- Begin en einduur, of gewerkte uren per persoon
- Gebruikt materiaal met hoeveelheden
- Foto's voor en na het werk
- Opmerkingen en vervolgwerk
- Handtekening van de klant met datum
Wat het je oplevert
De eerste winst merk je op kantoor. Niemand moet nog werkbonnen ontcijferen en overtypen. De gegevens staan er al, juist en leesbaar.
De tweede winst is sneller factureren. Een afgewerkte werkbon kan dezelfde dag een factuur worden, in plaats van een week of meer later. Dat is goed voor je cashflow.
De derde winst is minder discussie. Uren, materiaal en foto's staan op de bon, met de handtekening van de klant. Betwist een klant de factuur, dan heb je alles bij de hand.
En je krijgt inzicht. Hoeveel uren gaan er naar een bepaald soort werk? Hoeveel materiaal gebruik je echt? Die cijfers helpen je om betere offertes te maken.
- Geen overtypen meer op kantoor
- Factureren op de dag zelf
- Bewijs bij discussie over uren of werk
- Inzicht voor betere offertes
Foto's en handtekening
Foto's zijn een van de grootste voordelen van digitale werkbonnen. Een foto van de situatie voor en na het werk zegt meer dan een lange omschrijving. Ze worden automatisch bij de juiste werkbon bewaard, met datum en tijd.
Dat helpt bij discussies, maar ook bij vervolgwerk. Komt er volgend jaar een andere technieker langs, dan ziet hij meteen hoe de installatie eruitziet en wat er vorige keer gedaan werd.
De handtekening van de klant op het scherm bevestigt dat het werk uitgevoerd werd. De klant krijgt een kopie per mail, zodat hij ook alles bij de hand heeft. Voor dagelijkse werkbonnen volstaat zo'n eenvoudige elektronische handtekening meestal.
Waar een werkbon app aan moet voldoen
Niet elke app is geschikt voor de baan. Wat er op kantoor handig uitziet, kan op een werf onbruikbaar zijn. Let op een paar zaken die het verschil maken tussen een app die gebruikt wordt en een app die genegeerd wordt.
De app moet eenvoudig zijn: grote knoppen, weinig velden, logische volgorde. Ze moet offline werken, want in kelders, op daken en in nieuwbouw is het bereik vaak slecht. Gegevens worden dan bewaard en verstuurd zodra er weer verbinding is.
En ze moet passen bij je werk. Een loodgieter heeft andere velden nodig dan een elektricien of een schilder. Een app die je niet kan aanpassen, dwingt je ploegen om velden over te slaan of in opmerkingen te schrijven.
- Eenvoudig, met grote knoppen en weinig velden
- Werkt offline en synchroniseert later
- Aanpasbaar aan je eigen soort werk
- Foto's en handtekening ingebouwd
- Werkt op de toestellen die je ploegen al hebben
Koppelen aan planning en boekhouding
Een werkbon app die op zichzelf staat, lost maar een deel van het probleem op. De echte winst komt als ze gekoppeld is aan de rest.
Vanuit de planning komt de opdracht met alle informatie op de gsm van de technieker. Na het werk gaat de werkbon terug naar kantoor. Daar worden de uren en het materiaal met één klik een factuur, die via je boekhoudpakket en Peppol naar de klant vertrekt.
Zo vloeit de informatie van planning naar werkbon naar factuur, zonder dat iemand iets overtypt. Gebruikt materiaal kan ook je voorraad aanpassen. En de gewerkte uren kunnen doorgaan naar je loonadministratie.
Je ploegen meekrijgen
De grootste uitdaging is zelden de techniek. Het is de technieker die al jaren met papier werkt en geen zin heeft in een app.
Begin met uitleggen wat het hen oplevert. Geen bonnen meer op vrijdag invullen. Geen telefoontjes om te vragen welk adres het is. Geen discussie met kantoor over uren. Alles staat er, en ze kunnen het zelf terugvinden.
Laat een paar techniekers de app eerst testen en luister naar hun opmerkingen. Pas aan wat niet werkt. Zij weten het best wat er op de baan nodig is. En als de app er eenmaal is, stop dan ook echt met papier. Twee systemen naast elkaar werkt nooit.
Zorg ook voor een vast aanspreekpunt op kantoor. Iemand die vragen beantwoordt en kleine problemen snel oplost, voorkomt dat een technieker uit frustratie terug naar papier grijpt.
Standaard app of op maat?
Er bestaan veel werkbon apps, vaak als onderdeel van een groter pakket met planning en facturatie. Voor bedrijven met een eenvoudige werkwijze zijn die een goede start.
Maar veel bedrijven hebben specifieke noden. Een eigen keuringsformulier, een controlelijst die per type installatie verschilt, materiaal dat uit een eigen prijslijst moet komen of een koppeling met software die een standaardapp niet ondersteunt.
In die gevallen is een werkbon app op maat interessanter. Ze volgt je eigen formulieren en werkwijze, en wordt gekoppeld aan de software die je al gebruikt. Zo hoeft niemand zich aan te passen aan de app, maar past de app zich aan jullie aan.
Zo begin je eraan
Werkbonnen digitaliseren kan snel gaan als je het stap voor stap aanpakt.
- Welke gegevens staan erop, wat ontbreekt vaak en wat wordt er later mee gedaan?
- Enkel wat echt nodig is voor factuur, opvolging en bewijs.
- Standaard als je werk eenvoudig is, op maat als je eigen formulieren of koppelingen nodig hebt.
- Laat hen een paar weken werken en verbeter op basis van hun feedback.
- Zodat de werkbon automatisch doorstroomt naar de factuur.
- Zodra het werkt, verdwijnen de papieren bonnen uit de bestelwagens.