Een online afsprakensysteem dat de intake al voor je doet
Een afspraak inplannen is het makkelijke deel. Het lastige is dat je pas tijdens het gesprek hoort waar het echt over gaat, en dan blijkt dat er info ontbreekt of het gesprek te kort ingepland is.
5,0★★★★★gemiddeld op GoogleWerkt samen met de software die je al gebruikt.
Outlook
Exact Online
Yuki
Teamleader
Odoo
Mollie
WhatsApp
Billit
Peppol
Google AgendaOutlookExact OnlineYukiTeamleaderOdooMollieWhatsAppBillitPeppolGoogle AgendaWaarom een gewone agendalink niet volstaat
Een leeg tijdslot zegt niets over wie er komt of wat die nodig heeft.
Je begint elk gesprek met dezelfde vragen.
De eerste minuten gaan op aan gegevens noteren en uitzoeken waar het over gaat. Tijd die je liever aan het eigenlijke werk besteedt.
Bij het boeken beantwoordt je klant de vragen die jij nodig hebt. Je leest ze voor de afspraak en begint meteen aan de inhoud.
Er boeken mensen die je niet kunt helpen.
Iemand plant een gesprek voor iets wat je niet aanbiedt, of buiten je werkgebied. Dat merk je pas als hij voor je zit.
De intake stuurt mensen al vooraf de juiste kant op. Past de aanvraag niet, dan krijgt de klant dat meteen te horen in plaats van een afspraak.
Elke afspraak duurt even lang in je agenda.
Een korte vraag en een volledig dossier krijgen hetzelfde tijdslot. Je loopt uit, of je zit te wachten.
Op basis van de antwoorden krijgt de afspraak de juiste duur en het juiste type, en komt ze bij de juiste persoon terecht.
Wat het afsprakensysteem voor je regelt
We bouwen de intake rond de vragen die jij vandaag aan het begin van elk gesprek stelt.
Welke vragen horen in een goede intake
Een intake is geen formulier van twee pagina's. Vraag enkel wat je nodig hebt om het gesprek voor te bereiden, en stel de rest in het gesprek zelf. Elke vraag die je toevoegt, kost je een paar mensen die afhaken.
Een goede intake past zich aan. Kiest je klant een bepaalde dienst, dan krijgt hij enkel de vragen over die dienst. Zo voelt het kort, ook als je achter de schermen veel verschillende situaties opvangt.
- Waarvoor komt de klant en wat verwacht hij
- Wat je vooraf moet weten om goed voorbereid te zijn
- Welke documenten of foto's het gesprek sneller maken
- Hoe en waar het gesprek doorgaat
Wat je wint als de info er al is voor de afspraak
Je leest de antwoorden op voorhand en weet waar je aan begint. Je kunt een prijs voorbereiden, iets opzoeken of beslissen dat een collega beter past. Het gesprek gaat dan over de oplossing en niet over het verzamelen van gegevens.
Voor je klant voelt het ook beter. Hij heeft zijn verhaal al kunnen doen en merkt in het gesprek dat je het gelezen hebt. Dat is een sterkere start dan opnieuw van nul beginnen.
Ook voor je planning helpt het. Je ziet aan de antwoorden welke afspraken meer voorbereiding vragen en kunt je dag daarop afstemmen, in plaats van pas 's morgens te ontdekken wat er op je wacht.
Van intake naar de rest van je werk
De antwoorden blijven niet hangen in een mailbox. We zetten ze waar je ze nodig hebt: bij de afspraak in je agenda, in je klantenfiche of in het pakket dat je al gebruikt.
Werk je met software zoals Teamleader of een boekhoudpakket, dan kunnen we de nieuwe klant daar automatisch laten aanmaken. Zo typ je niets twee keer over.
Wil je de intake ook gebruiken voor aanvragen zonder afspraak, bijvoorbeeld een prijsvraag, dan kan dat met dezelfde vragenlijst. Alles komt dan in hetzelfde overzicht binnen.
- Antwoorden zichtbaar bij de afspraak
- Nieuwe klant automatisch in je klantenbestand
- Koppeling met je bestaande agenda
- Een overzicht van alle aanvragen op één plek
Zo bouwen we je afsprakensysteem
Je vragen
We overlopen welke vragen je nu aan het begin van elk gesprek stelt en welke afspraken je aanbiedt.
Intake uitwerken
We schrijven de vragen en de logica uit, en je krijgt een vaste prijs en planning.
Bouwen en koppelen
We bouwen de intake en de agenda, en koppelen ze met de software die je al gebruikt.
Testen en starten
Je test zelf een paar afspraken, krijgt een handleiding en zet het systeem online.
Je weet vooraf waar je aan toe bent.
Voor we beginnen, krijg je alles op papier. Zo weet je wat je krijgt, wat het kost en wanneer het klaar is.
- Een vaste prijs die vooraf vastligt
- Een duidelijke planning, je weet hoe lang het duurt
- Alle functies uitgeschreven, op maat van jouw bedrijf
- Een duidelijke handleiding bij de oplevering
Veelgestelde vragen
Wat is een online afsprakensysteem met intake?
Het is een agenda waarin je klant zelf een afspraak plant en tegelijk een korte vragenlijst invult. Zo weet je voor het gesprek wie er komt en waarvoor.
Wat kost een online afsprakensysteem?
Dat hangt af van hoeveel soorten afspraken je hebt, hoe uitgebreid de intake is en welke koppelingen nodig zijn. Na het eerste gesprek krijg je een vaste prijs.
Haken klanten niet af door een vragenlijst?
Niet als je enkel stelt wat je echt nodig hebt en de vragen zich aanpassen aan wat de klant kiest. Een korte intake in stappen voelt sneller dan één lang formulier.
Kan een klant bestanden meesturen bij het boeken?
Ja. Foto's, plannen of documenten kunnen mee opgeladen worden en staan bij de afspraak, zodat je ze vooraf kunt bekijken.
Werkt het samen met mijn Google of Outlook agenda?
Ja. Afspraken komen in de agenda die je al gebruikt, en momenten die daar bezet staan, worden niet aangeboden aan klanten.
Kan ik verschillende afspraken met een andere duur aanbieden?
Ja. Elk type afspraak krijgt een eigen duur, en die kan ook afhangen van de antwoorden in de intake.
Is de info uit de intake veilig?
De antwoorden worden enkel gebruikt voor je afspraak en zijn alleen zichtbaar voor wie ze nodig heeft. Je bent zelf eigenaar van de gegevens.