In het kort
- Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw plichtige ondernemingen hun facturen aan elkaar in principe elektronisch versturen via Peppol.
- Een pdf mailen volstaat niet meer: de factuur moet als gestructureerd bestand via een erkende Peppol aanbieder vertrekken en binnenkomen.
- Controleer of je facturatiesoftware Peppol ondersteunt, registreer je en zorg dat ook facturen uit je andere software via Peppol gaan.
Wat er sinds 2026 veranderd is
Tot eind 2025 mocht je een factuur aan een ander bedrijf versturen zoals je wilde: op papier, als pdf in een mail of via een platform. Sinds 1 januari 2026 is dat in België veranderd.
Facturen tussen Belgische btw plichtige ondernemingen moeten in principe elektronisch en gestructureerd zijn. Dat betekent geen pdf, maar een bestand dat software rechtstreeks kan lezen. In de praktijk verloopt dat via het Peppol netwerk, dat de overheid als standaard naar voren schuift.
De overheid voorzag een tolerantieperiode in het begin van 2026. Die is intussen voorbij, en sinds de lente van 2026 worden er controles uitgevoerd. Wie nog niet in orde is, doet er goed aan om dat nu te regelen.
Wat Peppol precies is
Peppol is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden. Het werd oorspronkelijk opgezet voor facturen aan overheidsinstellingen en wordt nu ook tussen bedrijven gebruikt.
Je kan het vergelijken met het postnetwerk. Je hoeft niet te weten welke software je klant gebruikt. Je stuurt je factuur via je eigen aanbieder, een zogenaamd access point, en die zorgt dat ze bij het access point van je klant aankomt.
De factuur zelf is een bestand in het UBL formaat. Alle gegevens staan in vaste velden: leverancier, klant, btw nummers, bedragen, btw tarieven en vervaldag. Daardoor kan de software van je klant ze automatisch inlezen, zonder overtypen.
- Een netwerk, geen softwarepakket
- Je kiest zelf je aanbieder of access point
- Facturen in een vast, leesbaar formaat
- Werkt met elke klant die ook op Peppol zit
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting geldt in principe voor facturen tussen btw plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Ook als je klein bent of weinig facturen maakt.
Er zijn uitzonderingen. Facturen aan particulieren vallen er niet onder. Ook bepaalde vrijgestelde ondernemingen en ondernemingen zonder vaste vestiging in België hebben een andere regeling.
De precieze regels kunnen per situatie verschillen en worden soms aangepast. Controleer daarom bij je boekhouder of op de officiële website van de FOD Financiën wat voor jouw bedrijf geldt.
Mag een pdf factuur nog?
Voor facturen aan Belgische btw plichtige bedrijven is een pdf niet langer de officiële factuur. Je mag een pdf nog meesturen als visuele versie, maar het gestructureerde bestand via Peppol is wat telt.
Aan particulieren mag je wel nog een pdf of papieren factuur sturen. Ook voor buitenlandse klanten gelden andere regels, afhankelijk van hun land.
Wat je ontvangt, telt ook. Je moet zelf ook Peppol facturen kunnen ontvangen. Als je enkel kan versturen maar niet ontvangen, kunnen je leveranciers je niet correct factureren. Zorg dus dat beide kanten in orde zijn.
- Aan Belgische bedrijven: via Peppol
- Aan particulieren: pdf of papier blijft mogelijk
- Aan buitenlandse klanten: regels van dat land
- Ontvangen via Peppol moet je ook kunnen
Wat je concreet moet doen
Voor de meeste kmo's is in orde komen minder werk dan gedacht. Veel boekhoud en facturatiepakketten hebben Peppol ingebouwd. Het komt er vooral op aan dat het aanstaat en juist ingesteld is.
- Kijk wat je software kanVraag na of je facturatie of boekhoudpakket Peppol facturen kan versturen en ontvangen.
- Registreer jeVia je pakket of een erkende aanbieder krijg je een Peppol identificatie, meestal op basis van je ondernemingsnummer.
- Controleer je gegevensKloppen je bedrijfsgegevens, btw nummer en bankrekening? En die van je klanten?
- Stuur een testfactuurBijvoorbeeld naar een vaste klant, en vraag of ze correct aankwam.
- Kijk naar je andere softwareMaak je facturen ook in een webshop, planningstool of werkbon app? Ook die moeten via Peppol vertrekken.
Het vergeten probleem: facturen uit andere software
Veel bedrijven maken hun facturen niet in hun boekhoudpakket, maar in een ander programma. Een webshop, een planningstool, een werkbon app, een kassasysteem of een eigen toepassing.
Als die software zelf geen Peppol ondersteunt, heb je een probleem. Dan moet iemand de factuur opnieuw aanmaken in een ander pakket, of ze manueel uploaden bij een Peppol aanbieder. Dat is precies het dubbele werk dat je wilde vermijden.
De oplossing is een koppeling. Je software stuurt de factuurgegevens via een API door naar je boekhoudpakket of rechtstreeks naar een Peppol aanbieder. Zo vertrekt elke factuur automatisch correct, zonder dat iemand iets overtypt.
Moet je een nieuw boekhoudpakket kopen?
Meestal niet. De meeste gangbare boekhoud en facturatiepakketten in België ondersteunen Peppol. Soms moet je een module activeren of overstappen naar een recentere versie.
Werk je met een oud of zeer specifiek pakket dat Peppol niet ondersteunt, dan heb je twee opties. Je stapt over naar een pakket dat het wel kan, of je laat een koppeling maken tussen je bestaande software en een Peppol aanbieder.
Welke optie het best past, hangt af van hoe tevreden je bent met je huidige software. Werkt ze verder goed, dan is een koppeling vaak de minst ingrijpende keuze.
Veelgemaakte fouten
De meeste problemen met Peppol zijn niet technisch, maar praktisch. Ze ontstaan omdat iets half ingesteld werd of omdat er van uitgegaan werd dat het wel goed zou komen.
Een klassieker is een bedrijf dat wel kan versturen, maar niet gecontroleerd heeft of het ook ontvangt. Leveranciers krijgen dan een foutmelding, of de factuur komt aan bij een aanbieder waar niemand naar kijkt. Een andere fout is een klantenbestand met verouderde of foute btw nummers, waardoor facturen niet bij de juiste ontvanger aankomen.
En dan is er de software die vergeten werd. De boekhouding is in orde, maar de facturen uit de webshop of de werkbon app vertrekken nog als pdf. Loop daarom alle plekken af waar facturen ontstaan.
- Enkel versturen ingesteld, ontvangen vergeten
- Foute of verouderde btw nummers bij klanten
- Facturen uit andere software die nog als pdf vertrekken
- Niemand die de inkomende Peppol facturen opvolgt
Wat het je oplevert
Peppol voelt voor veel ondernemers als een extra verplichting. Maar het heeft ook duidelijke voordelen, zeker als je het goed instelt.
Inkomende facturen komen digitaal binnen en kunnen automatisch ingeboekt worden. Er zijn minder typfouten, minder zoekwerk en minder facturen die in een mailbox blijven hangen. Je eigen facturen komen sneller en zekerder aan bij je klant, wat kan helpen om sneller betaald te worden.
Wie investeert in software voor elektronische facturatie, kan volgens de huidige fiscale regels onder voorwaarden een verhoogde kostenaftrek genieten. Vraag je boekhouder of dat voor jou van toepassing is.
- Inkomende facturen automatisch ingeboekt
- Minder fouten en minder zoekwerk
- Facturen die zeker aankomen
- Mogelijk fiscaal voordeel op je investering
Wat er nog komt
De Peppol verplichting is een eerste stap. De overheid heeft aangekondigd dat er vanaf 2028 ook een systeem van elektronische rapportering komt, waarbij factuurgegevens sneller doorgegeven worden aan de belastingdienst.
Wat dat precies inhoudt, wordt nog verder uitgewerkt. Maar één ding is duidelijk: wie zijn facturatie nu goed digitaal regelt, is daar al grotendeels op voorbereid. Wie nu nog met losse pdf's en manuele oplossingen werkt, krijgt het moeilijker.
Het loont dus om Peppol niet te zien als een vinkje dat je zo snel mogelijk wil zetten, maar als de basis voor een facturatie die volledig digitaal en automatisch verloopt.